通知公告

当前位置:首页 > 通知公告

怀化职业技术学院学生档案管理办法

发表时间:2020-03-31点击次数:

 

第一章 总则

第一条 为了贯彻落实教育部《普通高等学校学生管理规定》(中华人民共和国教育部令第41号),根据教育部和国家档案局《高等学校档案管理办法》(中华人民共和国教育部令第27号),为做好我院学生档案管理工作,促使学生档案管理工作规范化、制度化,结合实际情况,特制定本办法。

第二条 学生档案是学生在校期间形成的,反映学生个人学习经历、思想品德、专业技能、身体状况、诚信状况、家庭政治及经济状况的个人档案材料。学生档案是学校考察、培养、教育学生过程中形成的第一手资料,是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。学生档案管理工作,是贯彻执行党的教育方针,为社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才服务的一项常规性基础工作。

第三条 学生档案工作是高校档案工作的重要组成部分,学生档案管理必须坚持集中统一管理的原则,确保学生档案的完整、准确、系统、安全。

第四条 学校加强对学生档案工作的领导,要将学生档案管理工作纳入重要议事日程,定期研究、检查学生档案工作,为学生档案管理创造良好的工作环境和条件。

第五条 学生档案种类多,流动性强,利用率高,工作量大。为加强管理,学生档案由学生工作处统筹协调管理,各系部具体负责学生档案的归档管理工作。

第二章 学生档案管理职责

第六条 新生档案,按来档途径由各班级、各系部接收后,各系部统一汇总、整理后按专业登记造册(一式两份),并移交学生档案室,履行严格的交接手续。学生档案的缺失情况,各系部、各班级及时反馈信息到学生本人,催促其尽快查找或回原学校补齐相关档案材料。

第七条 各系部要做好学生在校期间的档案材料收集整理工作,由专人负责学生在校期间档案材料的整理,及时将完整的档案材料移交院学生档案室并做好归档工作。毕业生的档案材料应在每年毕业生派遣前半月内向档案室归档完毕。

第八条 学生档案室工作职责: 

(一)接收、鉴别和整理学生档案材料;     

(二)办理学生档案的查阅、借阅;

(三)办理学生档案的转递,为有关部门提供学生相关资料;

(四)做好学生档案的安全、保密、保管工作;

(五)制定和完善学生档案管理规章制度,做好学生档案分析统计工作;

(六)办理其它有关学生档案事项。

第三章 学生档案归档范围及分类

第九条 归档的学生档案,必须客观地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关情况,对部门及个人当前和长远具有参考价值和凭证作用。 

第十条 学生档案的归档范围及其分类:

第一类 招生材料:高中档案、招生(入学)登记表、新生入学体检表;     

第二类 学生成绩登记表;

第三类 鉴定、考核、考察材料; 

第四类 学籍材料:休学、退学、转学、转专业、出国、死亡等学籍证明;

第五类 毕业材料:毕业生登记表、毕业体检表、报道单;

第六类 组织材料:加入中国共产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组织的申请、志愿书等党团材料;

第七类 奖励材料:各院系和相关职能部门提供的学生在校学习期间获得的校级以上表彰奖励活动中形成的各种材料(三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干部、优秀毕业生、专项奖学金、国家助学贷款等评审证明材料如《奖励审批表》;

第八类 处分材料:个人检查、调查报告、校级处分决定或免于、撤消处分的意见等;

第九类 更正材料:相关部门提供的更改姓名、民族、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料,个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料

第十类 有工作经历的个人人事档案、当兵入伍等材料和实习、创业档案材料;

第十一类 其它可供组织参考的材料。

第四章  学生档案收集与管理

第十一条 学生档案室要注重学生档案的日常收集、积累工作,要将真实反映学生德智体美方面的材料及时收集归档。

第十二条 入学新生档案均由各系部在开学后一个月内收集齐全,编学号并形成《新生档案移交清单》(一式两份),按要求向学生处提交登记存档。

第十三条 学生取得各类奖惩的原始材料及《休、复、转学、转专业证明》,应在形成文件下发后的一周内归档。

第十四条 归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚、对象明确,并经组织审查盖章后方能归档。

第十五条 不属于规定归档的材料,经过鉴别,可视情况分别处理。凡不应该归档的,退还材料来源单位处理。

第十六条 学生档案材料,分类归档,要使用统一和规范的学生档案袋,须统一用十六开规格的办公用纸 或学校规范表格,用蓝色或黑色墨水书写,不能用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸写。

第十七条 归档材料必须注明学生姓名及学号,并按照学号的顺序先后排放。

第十八条 学生处对不符合归档要求的学生档案材料,有责任和权力对归档部门提出要求,予以改正后再归档。

第十九条 学生档案记载要准确、规范。在填写学生履历等表格时,学生的姓名书写要准确,不能写同音字,曾用名要书写,个人不能随意改名。要求身份证、毕业证、毕业生报道证、学籍卡上的姓名一致,各种表格上的姓名、出生年月一致。反映声像特征的照片要求是近照;反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实清楚。

第二十条 休学学生档案应作非在校学生档案妥善保存,学生复学后,应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。

第二十一条 留级学生的档案,每学年在接到教务处正式通知后,将其档案转到所留班级班上名册,将原在班级的名字注销并说明原因。

第二十二条 退学学生档案,按有关规定将其档案转给有关的人事部门保管。

第二十三条 学生在受刑事处分和劳动教养期间,其档案由学校学生档案室保管,刑满释放解除劳教或重新就业的,档案即按有关规定转给其所在单位或居住地的人事部门保管。

第二十四条 学生出国不归、失踪、逃亡,经证实,其档案仍由学生档案室保管。

第二十五条 对毕业离校时未落实工作单位的毕业生,本人要求人事档案保留在学校的,由本人提出申请,所在系部领导签字,方可保留。

第五章 学生档案保管与保护

第二十六条 根据安全保密和便于查找的原则,学生档案室对学生档案进行严密、科学地保管。

(一)学生档案设立专门档案室,用铁皮档案柜存放,达到防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等要求,并经常检查。

(二)要保持档案室的清洁和室内适宜的温湿度。

(三)学生档案室统一保管学生档案,建立登记和统计制度,及时发现问题并解决。

第二十七条 学生档案室要不断研究和改进学生档案的管理方法和保护技术,逐步实现科学化、标准化和现代化管理。

第六章 学生档案的利用

第二十八条 因工作需要查阅学生档案,须遵守下列规定:

(一)院系查阅学生档案者,须提出书面申请并经所在部门领导和档案所在系部领导签字同意;外单位人员(用人单位或特殊情况)需要查阅学生档案的,须持本单位介绍信、学校介绍信和有关身份证明,经主管院领导签字同意方可查阅。在查阅学生档案时,档案管理员必须在场。

(二)学生档案一般不得外借,如必须借出使用时,要说明理由,经主管院领导签字同意,严格履行借阅手续后,方可借出,借出时间一般不得超过7天(含休息日),借出档案不得擅自转借他人。

(三)任何个人不能查阅或借用本人及其直系亲属的档案;

(四)查阅、借用学生档案必须遵守保密制度和阅档规定,严禁拆卸、涂改、圈划、折叠、批注、抽取、撤换档案材料,若出现此类情况按学校有关规定处理;

第二十九条 毕业学生查询档案去留情况,应出具相关证明,办理登记手续后进行查询。

第七章 学生档案的转递

第三十条 学生毕业后,学生档案室按机要件的交送规定,将毕业生档案及时寄送到毕业生就业报到证上指定的就业报到部门(或单位),由系部征求学生本人意见后,按规定寄送至有关单位代管(如:当地人才交流中心)。

第三十一条 考取外校本科的学生档案,按教务处或录取学校发出的正式通知,学生档案室将档案转至相关提档部门或录取院校。

第三十二条 严格执行学生档案转递制度,避免产生“无头档案”,转递学生档案时应遵守下列规定:

(一)学生档案转递必须使用统一的专用档案袋,经严格密封后,通过机要邮局投递或派专人送取,不能以普通函件邮寄,不得交由本人自带;

(二)转出的档案必须完整、齐全,并按规定经过认真的整理装订,不得扣留材料或分批转出;

(三)转出的学生档案必须按“档案转递通知单”的项目详细填写,严密包封。

(四)学生档案本人办理。学生本人携带毕业证、身份证原件、具有接受机要件资格单位或人才交流中心开具的调档函办理档案事务。

(五)学生档案委托他人办理。学生本人的委托书、学生毕业证和学生身份证复印件、委托人的身份证原件及复印件、具有接受机要件资格单位或人才交流中心开具的调档函办理档案事务。

第八章  附则

第三十三条 本办法适用于怀化职业技术学院全日制学生,成人教育学生档案由继续教育处管理,可参照本办法执行。

第三十四条 本办法由学生工作处负责解释。

第三十五条 本办法自发布之日起执行。

 

 

                                                  怀化职业技术学院

                                                   2019年11月26日